【社員や外部から通報を受けた場合の対処方法】

※2022年6月1日から法改正が行われています。ご注意ください。

企業内で不正が行われている場合などには、内部や外部から通報を受けるケースが少なくありません。情報提供を受けたら、通報内容に応じて適切な対応をとるべきです。無視しているとマスコミに報道されるなど、トラブルが拡大して高いリスクが発生します。

また最近では公益通報者保護法が改正され、内部通報制度の構築が義務化されました。
あらゆる企業、団体にとって内部通報への対応は他人事ではないと言えるでしょう。

社員や外部から通報を受けた企業や団体における対処方法をお伝えします。

内部通報窓口（ヘルプライン・ホットライン）を設置する必要性

社員や外部から通報を受けた場合の対処（企業、団体向け）

「内部通報」とは、社内の従業員が、企業が設置した内部通報窓口に対し、不正や法令違反の行為について情報提供することをいいます。

「内部告発」とは、組織（企業）内部の人間が、不正や法令違反などを、外部の監督機関や報道機関などへ知らせて周知を図る行為である。組織の不祥事やその隠蔽は、この内部告発によって明らかになるケースが多い。

いずれにしても内部や外部からの情報提供は、会社の経営陣が社内の不正や法令違反行為を是正するきっかけとなります。他方、これを放置したり、運営を蔑ろにすると企業の信用リスクを引き起こす事態を招きかねません。

企業や団体では内部通報を受け付けるための専門窓口を整備すべきといえるでしょう。また、外部に内部告発にされる前に、自社で設けた内部通報窓口で問題を把握し自浄作用を高める必要があります。

内部通報窓口が必要な理由

内部通報窓口がないと、従業員が不正や法令違反を発見しても経営者層へ知らせる手段がほとんどありません。経営陣が気づかないうちに不正や法令違反の問題が大きくなってしまうリスクが高まります。

たとえば社内でデータ改ざんや横領などの行為が行われていても見過ごされるケースが考えられます。いずれは発覚して大きな問題となり、企業に対する社会的な信用も低下してしまうでしょう。

そういったリスクを避けるためにも、企業や団体が内部通報窓口を設置するのは必須です。

法改正による内部通報窓口整備の義務化

加えて2022年6月1日からは、改正公益通報者保護法によって内部通報窓口の整備が義務化されました。

従業員数300人を超える事業者は、内部通報に適切に対処するために必要な体制を構築整備しなければなりません。
内部通報制度の担当者を定め、通報を受けたら適切に対応する必要があります。

通報を受けた際には、通報者のプライバシーが守られなければなりません。改正法によると、担当者は正当な理由なしに通報者・通報に関する情報を外部に漏洩してはならないと規定されています。

義務化規定に従わない場合のペナル

企業が内部通報制度を整備しなかった場合、行政指導や勧告の対象になります。
勧告にも従わない場合、行政によって事業者名が公表され、企業に対する社会的信用が大きく低下するリスクも発生します。

また事業者が行政から内部通報制度について報告を要求されたとき、事業者が対応しない場合には「20万円以下の過料」という行政罰が科される可能性もあります。

通報を受けた担当者が通報者の個人情報を外部に漏洩すると「30万円以下の罰金刑」という刑罰が適用されるリスクも発生します。

内部通報制度の対象となる事業者

内部通報制度構築の義務化が適用される事業者は、株式会社などの一般企業だけではなく広く自治体や公益法人、医療法人、社会福祉法人や学校法人なども含まれます。

「会社ではない団体だから関係ない」というわけにはいかないので、適切に対応しましょう。

なお従業員が300人以下の事業者の場合、内部通報制度の構築は「努力義務」です。内部通報制度の整備や構築に不安がある場合、弁護士までご相談ください。整備方法や運営について、アドバイスをしたり社内規定を整備するサポートをしたりいたします。

改正公益通報者保護法の施行日

改正公益通報者保護法は2022年6月1日にすでに義務化されています。

また対応できていない場合、制度の構築を急ぎましょう。

内部や外部から通報を受けたときの対応ポイント

会社が内部や外部から情報提供を受けたときには、以下の点がポイントとなります。

専門の担当者を配備する

会社が内部通報窓口を設置する場合には、専門知識を持った担当者が対応すべきです。

どのように対応すべきかわからない従業員が適当に対応すると、さらなる混乱を招いてしまいますし、相談者のプライバシー等が守られないおそれもあります。

また担当者がコロコロ変わると対応が遅れるので、担当者は固定すべきです。チームで対応してもかまいません。

内部通報窓口を設置する段階で、内部や外部からの情報提供に詳しい人材を育成して配備しましょう。

通報者の保護

内部通報を受けたときには、通報者を保護しなければなりません。
相談したことによって通報者が不利益を受けるようでは安心して通報できないからです。
通報者のプライバシーを守り、誰がいつどういった情報を提供したのかなどがわからない制度を構築しておきましょう。内部規定を策定し、プライバシー保護や不利益な取り扱いを行わないことを明確に定め、全従業員へ周知しておくべきです。

提供を受けた情報を公開する際にも、通報者に関する情報は一切開示しない対応が求められます。

内部や外部からの通報を受けたときの対処の流れ

内部や外部から情報提供を受けたら、以下の流れで対応を進めましょう。

　STEP1　通報者への通知

通報があったら、まずは情報提供を受理したことを通報者へ伝えます。
そうでないと、通報者としては対応してもらえるのかどうかわからず不安になるためです。悪戯に外部への告発をエスカレートさせない意味でも重要です。
メールや電話、書面の送付などによって連絡すると良いでしょう。
受理の通知をした上で、具体的な対処を進めます。

　STEP2　通報内容を確認

次に、通報内容を確認しましょう。
内容によっては特段対応が不要な場合も考えられます。
一方、不正や法令違反がありそうなら無視してはなりません。十分に検討しないまま「調査は不要」と判断してしまうと、後になって重大なトラブルを招く危険が発生します。
判断が遅れただけでも通報者が不信感をもってマスコミなどの外部へ通報してしまうケースがあります。
通報を受けたときには初動が非常に重要なので、自社のみで判断するのが不安な場合、法的知識をもった弁護士へ相談しましょう。弁護士であれば、状況や通報内容をみて最適な対処方法を判断し、アドバイスができます。

　STEP3　調査

不正や法令違反の蓋然性が高く調査が必要な事案では、提供された情報について調査を進めなければなりません。

• そもそも提供された情報の内容が正しいのか
• 証拠はあるのか
• どの程度の被害が発生しているのか
• どの程度、問題が広がっているのか
• 通報者以外に情報を把握している人がいるのか

調査時には通報した本人だけではなく、周囲の人や関係者からも聞き取りなどの調査が必要となるケースが多々あります。

その際、通報者のみならず関係者にも不利益が及ばないように慎重に対応しなければなりません。

調査対象者のプライバシーや権利を守るため、以下のような対策方法も有効となるでしょう。

• 定期監査と同じタイミングで調査をする
• 抜き打ち監査を装って調査する
• 情報提供された部署とは異なる部署にも同じタイミングでダミー調査する
• 社内で一斉に監査を行う

通報者の権利を適切に保護できないと、後に通報者から損害賠償請求されるリスクも発生しますので、事前に弁護士へご相談ください。

　STEP4　適切な処分

調査の結果、実際に問題が発生していたら企業は是正のための措置をとらねばなりません。

不正が行われていたら正すべきですし、場合によっては損害賠償請求や差止請求も必要となるでしょう。従業員による不正行為の場合、懲戒解雇すべき事案もあります。

原因を明らかにして、再発防止措置もとりましょう。

通報者が実名や連絡先を明らかにして通報し、処分内容の通知を希望しているのであれば、処分の概要を連絡すべきケースも考えられます。

また通報者自身が違反に関わっている場合、通報者への処分については慎重に検討しなければなりません。

内部通報があった場合の具体的な対処方法は状況や通報内容、調査結果によって大きく異なってきます。自己判断で対応するとトラブルが大きくなる可能性があるので、専門知識を持った弁護士へ相談しましょう。できれば普段から会社とかかわりがあり、会社の内部事情や方針に詳しい顧問弁護士に相談すると、より細やかな配慮を受けられるメリットがあります。

内部や外部の通報への対処を弁護士に依頼するメリット

内部や外部から通報を受けた場合には、早めに弁護士へ相談するのが得策です。以下では弁護士に依頼するメリットをお伝えします。

初動がスムーズになる

通報を受けたとき、非常に重要なのが初動です。
初動が遅れるだけで従業員が不信感を持って外部に通報してしまう可能性が多く、問題が拡大してしまうケースも少なくありません。
弁護士であれば相談を受けるとすぐに適切な対応をとり、調査などを開始できます。
企業自身が調査する場合でも適宜アドバイスを求められるので、安心してスムーズに対応できるでしょう。

通報者の保護が万全になる

内部通報窓口の運用では、通報者の保護が極めて大切です。
担当者が通報者の情報を漏洩すると、刑事罰が科される可能性もあります。
弁護士に相談しながら進めると、ミスによって外部に情報漏洩してしまうリスクを避けられるので安心といえるでしょう。

法律を守った運営ができる

公益通報者保護法改正により、企業には内部通報制度整備が義務化されました。違反すると行政罰や刑事罰が適用される可能性もあります。ただ新しい規定なので、どのように運用すべきか判断しかねる企業も多いでしょう。
弁護士に相談しながら体制を構築すると、法律を守った運営ができて安心です。

 

 

藍和総合法律事務所では企業法務に力を入れて取り組んでいます。内部通報制度の整備や社内外からの情報提供への対応に不安のある企業、団体さまはお気軽にご相談ください。